Cách tạo biểu mẫu cho phép tải tệp lên Google Drive

0 129

Với Biểu mẫu Tải lên Tệp ( mẫu demo ) dành cho Google Trang tính, bạn có thể nhận các tệp lớn có kích thước bất kỳ từ bất kỳ ai trực tiếp trong Google Drive của bạn. Bạn có thể tự động gửi xác nhận qua email để thông báo cho người gửi biểu mẫu. Có thể tạo biểu mẫu bên trong Google Trang tính bằng trình tạo biểu mẫu kéo-n-thả tích hợp sẵn và biểu mẫu có thể có CAPTCHA, thu thập chữ ký điện tử , tải lên nhiều tệp, bảo vệ bằng mật khẩu và hơn thế nữa.

Không giống như tính năng tải tệp lên trong Google Biểu mẫu, người trả lời biểu mẫu không yêu cầu tài khoản Google để tải tệp lên thông qua biểu mẫu của bạn.

Nhận tệp từ bất kỳ ai trong Google Drive

Một giáo viên trường học có thể muốn tạo biểu mẫu để học sinh tải bài tập lên và các tệp được tự động lưu vào Google Drive của cô ấy nhưng trong các thư mục riêng dành cho học sinh. Nhóm nhân sự có thể muốn có một biểu mẫu trực tuyến nơi người xin việc có thể tải lên hồ sơ của họ ở định dạng PDF hoặc Word. Doanh nghiệp có thể tạo biểu mẫu với eSignatures mà người trả lời có thể ký trên máy tính để bàn và điện thoại di động của họ.

Google Biểu mẫu cho phép tải tệp lên nhưng người trả lời cần phải đăng nhập vào tài khoản Google của họ trước khi có thể tải tệp lên. Biểu mẫu Tải lên Tệp không áp đặt những giới hạn như vậy – bất kỳ ai cũng có thể tải tệp lên Google Drive của bạn. Họ có thể không có tài khoản Google và họ vẫn có thể sử dụng các biểu mẫu tải lên Drive của bạn.

Biểu mẫu Tải lên Tệp – Bắt đầu

Bước 1. Sao chép Google Trang tính cho Biểu mẫu Tải lên Tệp

Biểu mẫu Tải lên Tệp được viết bằng Google Scripts và mã cần được đính kèm vào Google Trang tính của bạn để nó hoạt động.

Để bắt đầu, hãy truy cập form.studio/copy và nhấp vào nút “Sao chép” để tạo bản sao của mẫu Google Trang tính vào Google Drive của bạn. Trang tính này bao gồm trình tạo biểu mẫu, trình thiết kế email và nó cũng sẽ lưu trữ các câu trả lời biểu mẫu của bạn giống như các câu trả lời trên Google Biểu mẫu được lưu trữ bên trong Google Trang tính.

Bước 2. Triển khai biểu mẫu dưới dạng Ứng dụng web

Bên trong Bảng tính Google của bạn, đi tới `Công cụ -> Trình chỉnh sửa tập lệnh để mở trình chỉnh sửa Tập lệnh Google. Đừng lo lắng, bạn không phải viết một dòng mã nào, bạn chỉ phải triển khai tập lệnh này dưới dạng ứng dụng web để bất kỳ ai cũng có thể truy cập biểu mẫu của bạn thông qua một URL web đơn giản.

Đi tới Xuất bản -> Triển khai dưới dạng Ứng dụng web , chọn Tôi trong Thực thi ứng dụng với tư cách , chọn Bất kỳ ai, thậm chí Ẩn danh trong Ai có quyền truy cập vào ứng dụng web và nhấp vào nút Triển khai .

Bạn có thể phải ủy quyền tập lệnh một lần vì nó phải thực hiện tất cả các hoạt động – như gửi email, tải tệp lên – thay mặt bạn.

Ngoài ra, nếu bạn nhận được màn hình “Ứng dụng chưa được xác minh”, chỉ cần nhấp vào liên kết Nâng cao và chọn “Đi tới Biểu mẫu tải lên tệp” để tiếp tục. Mặc dù bước này là tùy chọn, nhưng bạn có thể gửi ứng dụng của mình tới Google để xác minh và họ sẽ đưa ra cảnh báo ‘chưa được xác minh’.

Bước 3. Thiết kế Biểu mẫu Tải lên Tệp

Chuyển sang Google Trang tính, mở rộng menu Biểu mẫu Tải lên Tệp (gần Trợ giúp) và chọn Chỉnh sửa Biểu mẫu. Nó sẽ khởi chạy trình tạo biểu mẫu kéo-n-thả đơn giản nhưng mạnh mẽ ngay bên trong Google Trang tính của bạn.

Biểu mẫu của bạn có thể có nhiều trường tải lên tệp, Chữ ký điện tử, bộ chọn ngày, giờ và tất cả các trường biểu mẫu chuẩn. Sử dụng trường Rich HTML để nhúng video YouTube, Google Maps, SoundCloud MP3, bản trình bày Google Slide, Hình ảnh hoặc bất kỳ nội dung HTML nào.

Bạn cũng có thể thêm quy tắc xác thực dữ liệu vào các trường biểu mẫu khác nhau bằng cách sử dụng biểu thức chính quy đơn giản . Các trường tải lên tệp có thể được định cấu hình để chấp nhận một hoặc nhiều tệp. Bạn cũng có thể giới hạn tải lên ở các phần mở rộng tệp cụ thể như hình ảnh, video, zip, v.v.

Bước 4. Tùy chỉnh cài đặt của biểu mẫu

Sau khi biểu mẫu của bạn được thiết kế, hãy quay lại menu Biểu mẫu Tải lên Tệp và chọn Định cấu hình Biểu mẫu . Nó sẽ mở một thanh bên trong Google Trang tính của bạn, nơi bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu và cài đặt Google Drive.

Thông báo xác nhận có thể bao gồm các dấu vị trí – các trường biểu mẫu được đặt bên trong dấu ngoặc nhọn kép như {{name}}– cho các thông báo được cá nhân hóa. Bạn cũng có thể đặt một URL bên trong trường Chuyển hướng Sau khi Gửi và người trả lời sẽ được chuyển hướng đến trang web đó sau khi gửi biểu mẫu.

Trong phần cài đặt nâng cao, nhấp vào nút Chọn thư mục để chọn thư mục mẹ trong Google Drive của bạn, nơi tất cả các tệp sẽ được lưu. Bạn cũng có thể chỉ định đường dẫn thư mục con để lưu trữ tệp và đường dẫn này có thể động – \\{{Country}}\\{{City}}– dựa trên câu trả lời của biểu mẫu.

Bạn cũng có thể thay đổi sơ đồ màu , theo dõi lượt truy cập vào biểu mẫu của mình bằng Google Analytics và bảo vệ biểu mẫu của bạn bằng Google CAPTCHA và mật khẩu.

Bước 5. Gửi email xác nhận

Với Biểu mẫu Tải lên Tệp, bạn có thể gửi thông báo qua email khi mọi người gửi biểu mẫu. Các email có thể được cá nhân hóa bằng cách bao gồm các trường biểu mẫu trong chủ đề email và nội dung thư.

Sử dụng {{All Answers}}điểm đánh dấu vị trí đặc biệt trong nội dung thư để bao gồm tóm tắt phản hồi biểu mẫu trong một bảng gọn gàng. Trường TO, CC hoặc BCC có thể bao gồm {{question title}}nơi bạn yêu cầu địa chỉ email và nó sẽ được thay thế bằng giá trị thực tế trong phản hồi biểu mẫu.

Biểu mẫu của bạn hiện đã sẵn sàng cho thế giới. Mở rộng phần Chia sẻ và bạn sẽ được cung cấp URL để truy cập trực tiếp vào biểu mẫu cũng như mã nhúng để thêm biểu mẫu đó vào bất kỳ trang web nào.

Bạn có thể sử dụng Gmail Mail Merge  để gửi liên kết biểu mẫu tới tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn trong một email được cá nhân hóa. Các  tài liệu Studio  add-on có thể giúp bạn tạo ra, PDF pixel hoàn hảo đẹp từ phản ứng dạng và họ được tự động lưu trong Google Drive.

Những điều cần biết – Biểu mẫu tải lên tệp

  • Để ngừng chấp nhận các phản hồi mới, hãy chuyển đến menu Xuất bản -> Triển khai dưới dạng ứng dụng web và nhấp vào liên kết Tắt .
  • Nếu bạn muốn hạn chế biểu mẫu đối với người dùng trong tổ chức của mình, hãy chọn miền Google Workspace của bạn trong mục Ai có quyền truy cập vào ứng dụng thay cho Ẩn danh .

Biểu mẫu Tải lên Tệp – So sánh Kế hoạch

Vui lòng truy cập trang sản phẩm để so sánh các tính năng của phiên bản Enterprise và Standard. Biểu mẫu Tải lên Tệp cho Google Drive yêu cầu giấy phép để sử dụng kéo dài.